„Müssen wir das Betanken des Dienstwagens bezahlen, obwohl unser Ex-Mitarbeiter monatelang freigestellt war?“

FRAGE:

Ein langjähriger Mitarbeiter ist Ende September ausgeschieden. Zuvor war er für sechs Monate unwiderruflich von der Arbeit freigestellt. Den zur privaten Nutzung überlassenen Dienstwagen haben wir ihm in dieser Zeit gelassen, weil wir ihm sonst eine Entschädigung hätten zahlen müssen. Die Tankkarten haben wir jedoch mit Beginn der Freistellung eingezogen, weil die Dienstwagenregelung das Tanken auf Firmenkosten im Urlaub und am Wochenende ohnehin nicht erlaubt. Nun hat uns der Mitarbeiter sämtliche Tankquittungen aus der Zeit der Freistellung vorgelegt und verlangt, dass wir diese erstatten. Ist seine Forderung berechtigt?

ANTWORT:

Die Freistellung ist weder als Wochenende noch als Urlaub zu werten

Von daher dürfte die Forderung Ihres Mitarbeiters im Wesentlichen berechtigt sein. Wenn Sie die Nutzung der Tankkarten nur für Wochenenden und den Urlaub verboten haben, fallen andere Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht für Sie arbeitet, nicht unter dieses Verbot.

Allerdings sollten Sie jetzt nicht einfach alle Tankquittungen übernehmen. Haben Sie dem Mitarbeiter zu Beginn der Freistellung Urlaub erteilt? Dann brauchen Sie Tankquittungen aus dieser Zeit nicht zu bezahlen. Dasselbe gilt, wenn Ihr Mitarbeiter während der Freistellung an Wochenenden getankt hat. Es lohnt sich also für Sie, das Datum jeder Tankquittung einzeln zu prüfen.

Meine Empfehlung:

Präzisieren Sie Ihre Dienstwagenordnung

Regeln Sie für die Zukunft ausdrücklich, dass die Tankkarten auch im Fall der Freistellung von der Arbeit zurückzugeben sind.

Musterformulierung: Das Tanken auf Kosten des Arbeitgebers ist nur an den Tagen erlaubt, an denen der Mitarbeiter für den Arbeitgeber tätig ist – d. h. insbesondere nicht an Wochenenden und im Urlaub. Wird der Mitarbeiter von der Arbeit freigestellt, hat er die überlassenen Tankkarten zurückzugeben.

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