Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind streng. Halten Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die ein Fahrtenbuch führen, dazu an, diese Anforderungen einzuhalten, und kontrollieren Sie das regelmäßig. Sonst drohen spätestens nach der nächsten Betriebsprüfung Nachzahlungen. Kommt nämlich die Finanzverwaltung im Rahmen ihrer Prüfung zu dem Schluss, dass die Aufzeichnungen nicht ausreichen, wird der geldwerte Vorteil – auch rückwirkend – nach der 1-%-Methode berechnet.
Halten Sie die Beschäftigten dazu an, Belege zu sammeln
Damit Sie nach dem Fahrtenbuch abrechnen können, müssen die Arbeitnehmer ihre Angaben belegen. Weisen Sie sie von Anfang an darauf hin, dass sie Belege (etwa Tankquittungen, Werkstattrechnungen etc.) sammeln und bei Ihnen abliefern. Sie müssen sämtliche Fahrzeugkosten und die Kosten, die für den Mitarbeiter anfallen, nachweisen können. Ist Ihnen das nicht möglich, müssen den geldwerten Vorteil nach der 1-%-Methode ermitteln.