Sie erhalten über die Mitarbeiter Ihres Unternehmens beispielsweise Informationen über den Lebenslauf, die Anzahl der Kinder, den Krankenstand, über das Entgelt sowie darüber, ob das Entgelt gepfändet wird. Damit haben Sie Zugang zu sensiblen personenbezogenen Daten, die sonst kaum jemand erfährt. Deshalb hat Datenschutz bei der Entgeltabrechnung die höchste Priorität. Sie müssen „Ihre“ Daten so schützen, dass unbefugte Personen diese Informationen weder lesen und kopieren noch bearbeiten und löschen können. Die einschlägigen Vorschriften finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
ACHTUNG
Bei Verstößen gegen das BDSG drohen Ihrem Unternehmen unter anderem Bußgelder von bis zu 20 Mio. € oder bis zu 4 % des globalen Umsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Vertreten durch die Unternehmensleitung, die Personalabteilung oder durch Entgeltabrechner, müssen Unternehmen beweisen können, dass sie die Vorgaben beachten. Hierfür benötigen Sie als Entgeltabrechner gegebenenfalls umfassende Dokumentationen. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie jeweils belegen können, warum Sie welche Daten gespeichert haben. Arbeitnehmer können auch den Ersatz immateriellen Schadens durch Verstöße gegen den Datenschutz geltend machen. Diese Regelung unterscheidet sich maßgeblich vom bisherigen Recht und kann für Arbeitgeber erhebliche Folgen haben.