Erhalten Mitarbeiter Ihres Unternehmens einen Firmenwagen und nutzen sie das Fahrzeug ausschließlich betrieblich, entsteht kein geldwerter Vorteil. Hier brauchen Sie sich keine Gedanken um die Abrechnung von lohnsteuerund beitragspflichtigem Arbeitsentgelt zu machen. Nur wenn die Privatnutzung gestattet ist, haben Sie bei der Lohnabrechnung einiges zu tun. Zur Privatnutzung zählen auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Vermeiden Sie, dass die Privatnutzung unterstellt wird
Soll in Ihrem Unternehmen der geldwerte Vorteil aus der Nutzung von Firmenfahrzeugen vollständig vermieden werden, kann den Mitarbeitern die Privatnutzung untersagt werden. Rechtsprechung und Finanzverwaltung unterstellen die Privatnutzung durch einen Mitarbeiter allerdings, wenn der Arbeitgeber dies nicht ausdrücklich verbietet (Bundesfinanzhof (BFH), Beschluss vom 16.10.2020, Az. VI B 13/20, veröffentlicht am 28.1.2021). Formulieren Sie deshalb ein Verbot der Privatnutzung schriftlich und lassen Sie den Mitarbeiter unterschreiben, um belegen zu können, dass dieser das Verbot zur Kenntnis genommen hat. Nehmen Sie das Schreiben zu den Lohnunterlagen. Allerdings müssen Sie auch prüfen, ob sich der Mitarbeiter an die entsprechenden Vorgaben hält, beispielsweise, indem Sie ihn jeden Abend den Wagenschlüssel abgeben lassen.