Teilzeit – das klingt zunächst nach „weniger“: Reduzierte Arbeitszeiten, entsprechend gekürztes Entgelt etc. Für Sie als Entgeltabrechner bedeuten Teilzeitarbeitsverhältnisse aber häufig mehr Aufwand, und zwar aus den folgenden Gründen:
- Für zahlreiche Teilzeitmodelle, beispielsweise Arbeit auf Abruf, gelten Sonderregeln bei der Urlaubsberechnung, der Entgeltfortzahlung etc.
- Teilzeitkräfte befinden sich mit ihrem Entgelt häufig im Übergangsbereich (Entgelt zwischen 603,01 € und 2.000 €). Hier gelten Besonderheiten, insbesondere bei der Beitragsberechnung und im Hinblick auf diverse Aufklärungspflichten.
- Sind Teilzeitkräfte Minijobber, haben Sie Prüfpflichten in Bezug auf Mehrfachbeschäftigung. Darüber hinaus müssen Sie Besonderheiten im Bereich der Sozialversicherung und Lohnsteuer beachten.
Grundsätzlich können Ihr Unternehmen und seine Mitarbeiter das Arbeitsentgelt frei vereinbaren. Das gilt auch für Mitarbeiter in Teilzeit. Ungleich behandeln darf es Teilzeitbeschäftigte hinsichtlich der Bezahlung immer dann, wenn hierfür ein sachlicher Grund existiert.
Hier dürfen Sie im Rahmen von Teilzeit kürzen
| Entgeltbestandteil | So rechnen Sie herunter |
|---|---|
| Laufendes Entgelt | Anteilig kürzen unter Berücksichtigung der geringeren Arbeitszeit von Teilzeitbeschäftigten. Außerdem Kürzung aus sachlichem Grund möglich (z. B. weniger anspruchsvolle Tätigkeit, geringere Qualifikation). |
| Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld | Anteilig auszahlen unter Berücksichtigung der geringeren Arbeitszeit von Teilzeitbeschäftigten.Beispiel: Vollzeitbeschäftigte mit 40 Wochenstunden erhalten 2.000 € Urlaubsgeld, eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden bekommt 1.000 €.Weitere Kürzungsmöglichkeit: Mitarbeiter, die eine bestimmte Dauer (z. B. 6 Monate) im Unternehmen sind, erhalten diese Leistungen. Befristet beschäftigte Aushilfen gehen deshalb grundsätzlich leer aus. |
| Erschwerniszuschläge | Zuschlag pro Arbeitsstunde für erschwerte Arbeit. Anteilig kürzen ist entsprechend geringerer Belastung bei geringerer Arbeitszeit möglich.Beispiel: Ihr Unternehmen zahlt Mitarbeitern eine Zulage, wenn sie mehr als 3 Stunden am Stück in großer Hitze draußen arbeiten müssen. Teilzeitkräfte, die nie mehr als 3 Stunden am Stück arbeiten, erhalten die Zulage nicht. |
| Schichtpauschale oder Schichtplanzulage | Hier darf nicht gekürzt werden. Die volle Zulage erhalten alle Mitarbeiter, die im Schichtbetrieb arbeiten. Mit einer Schichtplanzulage soll die Belastung durch Schichtarbeit überhaupt abgegolten werden, und zwar ohne Abstufung. |
Beachten Sie bei der Kürzung von Entgeltbestandteilen aber folgende rechtliche Vorgaben:
- Der Mindestlohn von 13,90 € pro Arbeitsstunde muss auch Mitarbeitern in Teilzeit, auch Minijobbern, gezahlt werden.
- Bei Vereinbarungen mit Teilzeitbeschäftigten ist das Verbot der Diskriminierung von Teilzeitbeschäftigten gegenüber Vollzeitbeschäftigten zu beachten (§ 4 Abs. 1 Satz 2 TzBfG). Das bedeutet, dass ein Teilzeitarbeitnehmer grundsätzlich einen Anspruch auf die anteilige Vergütung hat, die er als Vollzeitarbeitnehmer mit dieser Tätigkeit erhalten würde.
Das gilt bei Arbeitsunfähigkeit
Wird ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig krank, ist Ihr Unternehmen verpflichtet, ihm sein Entgelt weiterzubezahlen. Für Teilzeitkräfte gelten dabei Besonderheiten. Grundsätzlich haben Vollzeit- und Teilzeitkräfte Anspruch auf 6 Wochen Entgeltfortzahlung, wenn sie arbeitsunfähig erkranken (§ 3 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)). Teilzeitkräfte arbeiten jedoch häufig (je nach Modell) längere Phasen gar nicht. Fällt die Erkrankung in einen entsprechenden Zeitraum, unterscheiden Sie folgendermaßen:
- Mitarbeiter, die nur tageweise im Unternehmen arbeiten, werden auch an Tagen krank, an denen sie ohnehin frei gehabt hätten. Entgeltfortzahlung erhalten sie allerdings nur dann, wenn sie an den fraglichen Tagen aufgrund ihres Arbeitsvertrages tatsächlich gearbeitet hätten. Teilzeitkräfte sind verpflichtet, sich unverzüglich krankzumelden, auch wenn sie die nächsten Tage nicht zur Arbeit verpflichtet gewesen wären. Nehmen Sie eine entsprechende Klausel mit in den Arbeitsvertrag auf.
- Erkranken Ihre Mitarbeiter mit Blockteilzeit oder Jahresarbeitszeit während eines Freizeitintervalls, hat dies auf die Fortzahlung der Vergütung keinen Einfluss. Nach Ablauf der 6 Wochen Entgeltfortzahlung haben solche Mitarbeiter in der Regel jedoch gegen ihre Krankenkasse keinen Anspruch auf Krankengeld. Der Anspruch auf Krankengeld ruht in der Freistellungsphase nach § 49 Abs. 1 Nr. 6 Sozialgesetzbuch (SGB) V. Die Vergütung aus dem angesammelten Wertguthaben wird einfach weiterbezahlt.
Vorsicht mit Urlaubskürzungen
Ändert ein Beschäftigter Ihres Unternehmens seine Arbeitszeit, ermitteln Sie auch seinen Urlaubsanspruch teilweise neu. Sie kürzen den zukünftigen Urlaub anhand der neuen Arbeitszeiten. Der bereits erworbene Urlaub bleibt in der bisherigen Höhe erhalten.
Vorsicht bei Blockteilzeit
Blockteilzeit bedeutet: An eine mehrere Jahre dauernde Vollzeit schließt sich eine mehrere Jahre dauernde vollständige Freistellung an. Während der Arbeitsphase spart der Beschäftigte einen Teil seines Entgelts für die Freistellungsphase. Häufig wird dieses Modell im Rahmen der Altersteilzeit genutzt.
