Den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ gibt es bereits seit 2014 im Reisekostenrecht. Verlangt ein Mitarbeiter von Ihnen die Erstattung seiner Reisekosten, prüfen Sie zunächst, ob die Kosten durch eine „beruflich bedingte Auswärtstätigkeit“ verursacht wurden. Ob das der Fall ist, hängt wiederum von der ersten Tätigkeitsstätte ab. Die Prüfung, ob Sie es mit einer Dienstreise zu tun haben, nehmen Sie immer anhand der „ersten Tätigkeitsstätte“ bzw. anhand der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters vor. Gleichgültig, ob Sie die Reisekosten aufgrund einer Dienstreise, einer Einsatzwechseltätigkeit oder einer Fahrtätigkeit abrechnen, benötigen Sie stets die Information, ob der Beschäftigte eine erste Tätigkeitsstätte hat. Jeder Beschäftigte hat pro Arbeitsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte. Welcher Einsatzort die erste Tätigkeitsstätte eines Mitarbeiters ist, legt in erster Linie der Arbeitgeber fest. Die vorrangige maßgebliche dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber kann außerhalb des Dienst- oder Arbeitsvertrags erfolgen (auch mündlich oder konkludent) und ist unabhängig davon, ob sich der Arbeitgeber der steuerlichen Folgen bewusst ist.
So finden Sie die erste Tätigkeitsstätte
ALTERNATIVE
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DAS BEDEUTET KONKRET
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1. Die Zuordnung ist mittels dienst- oder arbeitsrechtlicher Festlegung erfolgt.
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Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einer solchen Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 Satz 1 Einkommensteuergesetz (EStG)) dauerhaft zugeordnet ist. Für die Zuordnung in Betracht kommen z. B.
Regelungen im Arbeitsvertrag,
im Tarifvertrag,
in Protokollnotizen,
in dienstrechtlichen Verfügungen,
in Einsatzplänen,
in Reiserichtlinien.
Dauerhaft bedeutet grundsätzlich unbefristet. Dies erkennen Sie an einer Formulierung wie „Arbeitnehmer xyz arbeitet bis auf Weiteres am Unternehmenssitz in K“ oder daran, dass gar kein zeitlicher Rahmen angegeben ist. Gibt es eine Befristung, ist diese aber auf mehr als 48 Monate angelegt, ist das Kriterium der Dauerhaftigkeit ebenfalls erfüllt.
Achtung: Die entsprechende Grenze soll durch das Jahressteuergesetz 2026 für das Inland auf 24 Monate abgesenkt werden. Für das Ausland soll es bei der 48-Monats-Grenze bleiben.
Hat Ihr Unternehmen die Tätigkeitsstätte auf diese Weise festgelegt, brauchen Sie nicht darauf zu achten, wie qualitativ hochwertig die Arbeiten sind, die der Mitarbeiter dort ausführt oder wie viel Zeit im Vergleich zu seinen Einsatzzeiten an anderen Tätigkeitstätten er tatsächlich dort verbringt. Sie können sich einfach auf die Festlegung Ihres Unternehmens verlassen, diese hat stets Vorrang.
Beispiel: Der Vertriebsmitarbeiter V für die Region A soll einmal wöchentlich an den Firmensitz Ihres Unternehmens nach B fahren. Diesen hat Ihr Unternehmen als erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters arbeitsvertraglich festgelegt. Dort soll er die anfallenden Bürotätigkeiten erledigen und an Dienstbesprechungen teilnehmen. B ist erste Tätigkeitsstätte aufgrund der arbeitsrechtlichen Zuordnung. Dabei ist unerheblich, dass V überwiegend in der Region A und nicht in B tätig werden soll.
Ihr Unternehmen kann nicht festlegen, dass ein Mitarbeiter gar keine erste Tätigkeitsstätte hat. Es kann aber auf die Festlegung ausdrücklich verzichten. In diesem Fall richten Sie sich bei der Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach Ziffer 2.
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2. Wenn keine Festlegung erfolgt ist: Prüfen Sie, ob Sie die Zuordnung nach der Arbeitszeit vornehmen können.
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Hat Ihr Unternehmen Mitarbeitern keine betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte zugeordnet, ausdrücklich auf eine Zuordnung verzichtet oder erklärt, dass organisatorische Zuordnungen keine steuerliche Wirkung entfalten sollen, wird es für Sie bei der Feststellung der ersten Tätigkeitsstätte etwas komplizierter. In diesem Fall gehen Sie immer dann von der ersten Tätigkeitsstätte aus, wenn der betreffende Mitarbeiter typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit an einer betrieblichen Einrichtung dauerhaft (s. o. Ziffer 1) arbeitet. Achtung: Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. für kurze Rüstzeiten, zur Berichtsfertigung, zur Vorbereitung der Zustellroute, zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, zur Abholung oder Abgabe von Kundendienstfahrzeugen, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzetteln, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen führt hier noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte.
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3. Wenn keine ausdrückliche Zuordnung vorliegt und auch nicht nach Arbeitszeit möglich ist: Die Nähe zur Wohnung ist entscheidend.
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Können Sie die erste Tätigkeitsstätte eines Mitarbeiters weder nach den Festlegungen Ihres Unternehmens noch quantitativen Kriterien bestimmen, wählen Sie die betriebliche Einrichtung, die am nächsten zur Wohnung des Mitarbeiters liegt. Die Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten qualifizieren Sie in diesem Fall als Auswärtstätigkeit.
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