So ordnen Sie Entgeltbestandteile betriebsprüfungssicher ein, wenn es um die Jahresarbeitsentgeltgrenze geht

Der Fall: Ein Unternehmen beschäftigte einen Mitarbeiter als Systemadministrator und Softwareprogrammierer. Grundlage war ein Arbeitsvertrag, der neben dem monatlichen Entgelt eine Weihnachtsgratifikation in Form eines 13. Monatsgehalts vorsah, sowie freiwillige Sondervergütungen (Gratifikationen, Prämien etc.) ohne Rechtsanspruch. Der Mitarbeiter wurde als versicherungsfrei in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung geführt und war privat versichert. Im Jahr 2020 fand eine Betriebsprüfung für den Zeitraum vom 1.1.2016 bis 31.12.2019 statt. Die Deutsche Rentenversicherung Bund stellte die Versicherungspflicht des Mitarbeiters in der gesetzlichen Krankenversicherung und sozialen Pflegeversicherung in der Zeit von 1.1.2017 bis 31.12.2019 fest und forderte das Unternehmen zur Nachzahlung von Beiträgen und Umlagen sowie zur Zahlung von Säumniszuschlägen für die Monate Januar 2018 bis Dezember 2020 auf. Die Begründung:

1. Der Mitarbeiter sei in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht versicherungsfrei gewesen sei, da sein regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt (2017 und 2018: 51.338 €, 2019: 53.888 €) die jeweils einschlägige Jahresarbeitsentgeltgrenze (2017: 52.200 €, 2018: 53.100 €, 2019: 54.450 €) nicht überstiegen habe.
2. Ob das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze übersteige, sei aufgrund einer vorausschauenden Betrachtung festzustellen. Zum regelmäßigen Arbeitsentgelt gehörten alle Einnahmen, die Arbeitsentgelt i. S. d. § 14 Sozialgesetzbuch (SGB) IV seien und mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit mindestens einmal jährlich erwartet werden könnten.
3. Neben dem zu erwartenden monatlichen Gehalt sowie dem regelmäßig gewährten Urlaubs- und Weihnachtsgeld seien keine weiteren Sonderzahlungen zu berücksichtigen.
4. Zwar habe der Mitarbeiter davon ausgehen können, dass er eine weitere Sonderzahlung im Dezember eines jeden Jahres erhalten solle. Da Grund, Höhe und Fälligkeit dieser weiteren Sonderzahlung jedoch weder verschriftlicht noch in sonstiger Weise dokumentiert worden seien, sei ein arbeitsrechtlich durchsetzbarer Anspruch auf diese weitere Sonderzahlung nicht zu erkennen. Damit spielte die Zahlung bei der Prognose keine Rolle.